Comment procéder à un audit administratif pour votre société ?

La crise sanitaire puis économique mondiale a provoqué une réorganisation totale des modes de travail, devenue nécessaire par la configuration de travail à distance mais aussi via l’analyse des gouffres économiques que soutiennent certains postes qui ne sont plus nécessaires dans l’activité essentielle de l’entreprise.

Un coup d’oeil sur l’EBITDA pour comprendre l’importance de l’audit administratif.

Dans l’analyse financière des résultats d’une entreprise, un indicateur très impactant et regardé sur l’efficacité des opérations est ce que l’on appelle l’EBITDA. Celui ci représente les revenus impacté des coûts d’activités (ressources humaines, loyers bureaux …).

Aujourd’hui, un moyen simple de « manipuler » l’EBITDA est de convertir les coûts fixes que représentent par exemples les salaires des contrats de travail en coûts variables via l’appel à des prestataires de services qui sont capables, sous certaines règles, de délivrer une qualité de travail similaire. Dans cet optique, la réalité montre très souvent que certains postes sont au jour d’aujourd’hui très ciblés et propices à l’externalisation.

La crise COVID a fait office de révélateur sur la transformation d’ores et déjà nécessaire de certains métiers.

C’est le cas des métiers de l’administratif et particulièrement le poste des office manager ou des secrétaires indépendantes qui s’évertuent de plus en plus d’opérer à distance. A cette analyse vient s’ajouter l’argument du COVID qui a fait office de véritable révélateur sur la capacité de certains métiers à se transformer pour être effectif à distance et en ligne sans aucune difficulté.

En quoi consiste l’audit administratif qui peut être réalisé pour les entreprises ?

Pour faire simple, l’audit administratif est un protocole neutre et externalisé qui consiste à émettre des recommandations à l’entreprise pour gagner en efficience et atteindre des objectifs de productivité sur ce pilier de l’administration de l’entreprise. Dans les faits, il est possible d’identifier différentes étapes de l’audit administratif :

- Intervention d’un partenaire externe et neutre d’évaluation pour l’audit administratif de l’entreprise

- Clarification des objectifs de l’entreprise sur des critères exprimables et quantifiables (SMART).
- Analyse des piliers opérationnels par les professionnels (Immersion sur les postes concernés, matériel utilisé, standardisation des documents, analyse des pratiques, analyse du temps passé par type de mission et décomposition du temps de travail ..). 
- Production d’un rapport de faits de performances par contraste aux KPI objectivés.
- Analyse des performances et session de brainstorming avec les fonctions concernées puis le dirigeant d’entreprise
- Recommandations écrites et plan d’action pour atteindre les objectifs éventuellement réévalués vs sessions de partage.
- Mise en place d’un planning de contrôle et pilotage d’atteinte vs objectifs avec sessions de revues 4 fois par an.

Que faire avec cet audit administratif ? Comment l’exploiter ?

Grâce à la production d’un tel document et si les postes et besoins sont clairement identifiés, il est tout à fait possible d’imaginer transférer une partie des coûts fixes en coûts variables ce qui deviendrait une source d’agilité remarquable pour l’entreprise.

Ainsi, selon les dispositions de l’entreprise, celles-ci pourraient imaginer ses futurs développements et ses besoins en administratif grâce à l’option du secrétariat externalisé et des secrétaires indépendantes. Grâce aux besoins qui se transformeraient en Ordre de mission, il serait alors possible d’annihiler les futurs coûts variables et définir des missions qui seraient ponctuellement délivrées par des assistantes administratives en freelance, sous réserve d’opérer dans un contexte légal en ligne avec les codes établis.