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Quel modèle de contrat de prestation de services pour mon activité de secrétaire indépendante ?

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Dans un monde où le salariat est de plus en plus décrié et que la liberté est de plus en plus désirée, le Freelancing connaît un boom certain dans une tendance qui va ne cesser de croître. Tous les secteurs sont concernés et l’administration française a en effet poussé à cela grâce à la possibilité de créer sa société de manière ultra simplifiée sur des statuts comme la micro-entreprise. Le problème c’est qu’avec cette simplicité exacerbée s’accompagne souvent un certain degré de négligence sur l’encadrement et la connaissance juridique minimum nécessaires à toute structure entrepreneuriale correctement fondée et créatrice de confiance. Sur ce point précis, les activités secrétariat externalisé sont très exposées et souffrent de grands manquements sur la prise de conscience juridiques des secrétaires indépendantes Freelance.


Beaucoup de secrétaires à domicile exercent dans l’illégalité aujourd’hui et risquent de lourdes amendes.

C’est indéniable, les Freelances de manière générale, qui se hâtent de créer leur structure plus par envie désirante de quitter le statut salarié plus que par la réalité de monter quelque chose de cohérent, solide se sécurisant se hâtent et commettent des erreurs qui peuvent s’avérer lourdes de conséquences. Illustrons cela par un exemple simple et bien connu : Les sites internet. Aujourd’ hui, pour pouvoir vendre des produits et services sur un site internet, il est nécessaire de rédiger plusieurs documents légaux nécessaires à l’encadrement de son activité :

- Les mentions légales
- La politique de confidentialité qui décrit de quelle manière vos cookies et traceurs vont être utilisés ainsi qu’une alternative de suppression de ces derniers pour les utilisateurs.
- Les Conditions générales de ventes avec là encore un certain nombre d’étapes à indiquer.
- Les factures correctement crées (il y a encore trop d’erreurs).
- Les formulaires de collecte qui sont réglementés dès lors qu’on demande de l’information personnelle à l’utilisateur.
- Le registre de traitement des données RGPD avec des timings de rétention de données très normés (document interne exigé dès qu’il y a collecte de données personnelles).  

On comprend assez facilement pourquoi il est difficile pour un non initié d’avoir connaissance de tous les éléments nécessaires en ce sens qu’ils mêlent des exigences d’au moins six différentes sources de lois dont le code de la consommation, le code pénal, le code du commerce, la loi de confiance dans l’économie du numérique ou encore le RGPD. Et la méconnaissance de ces éléments peut être terrible.
Par exemple, le fait de ne pas avoir rédigé ses CGV (le contrat qui vous lie à votre consommateur) et donc de ne pas être capable de les présenter sous requête est sujet à amende de 15000 euros. C’est pourtant un document absolument essentiel qu’il faut être capable de rédiger avant la mise en place de son projet.

Dans le cadre du métier de secrétaire indépendante, il est vrai qu’il y a deux niveaux. Certaines sont déjà très digitalisées et vendent des produits sur leur site web, en respectant ou non ces documents obligatoires. C’est un fait. Le choix se résume souvent à « copier » des sites supposés semblables, sans l’accord des sites  (les CGV sous soumises au droit de propriété intellectuelle) et on pense que la manipulation va passer inaperçue et « faire le job ». Or c’est faux et pour plusieurs raisons. La première c’est que chaque offre de secrétaire est unique et il est donc impensable de pouvoir copier et A à Z des CGV qui de surcroît évoluent avec le temps. Ensuite la copie étant interdite, l’inspiration substantielle peut être passible de condamnation. Enfin, le bricolage des contrats de legaltech souvent très généraux ne prennent pas en compte vos spécificités. On ne peut pas donc dire qu’ils répondent à l’objectif initial de protéger les différentes parties du lien commercial. D’un autre côté, si vous pensez être plutôt alerte sur le droit et décidez vous-même de rédiger vos CGV de secrétaire indépendante, vous pourriez dans le vouloir vous « sur »protéger en rédigeant des clauses abusives qui, elles aussi, sont pénalisables.  Il est donc nécessaire de prendre la mesure du cadre juridique essentiel à l’exercice de chaque métier.

Pour les secrétaires indépendantes, on parle souvent des conditions générales de prestations de services qui encadrent la relation entre le mandataire et la secrétaire.


On a parlé des secrétaires digitalisées dont une partie ne respectent en rien les obligations légales, croyant qu’une copie vulgaire de certains sites ou des modèles non adaptés au métier suffiront pour protéger leur activité.

On peut également parler des secrétaires plus traditionnelles, qui certes sont sur internet mais ne proposent pas des services ou produits directement payables en ligne mais opèrent donc plus simplement avec une communication digitalisée mais un paiement via des moyens plus classiques post discussions via virements, espèces, chèques ou autres.  Là encore il y a plusieurs écoles plus au moins disciplinées. Essayons de balayer les différents cas de figures.

1. La secrétaire qui opère à la parole.

Oui ca existe. On discute via mail ou pire au téléphone, on convient d’un nombre X d’heures et on avise. Clairement c’est la pire des situations, protection zéro. Autant fermer votre entreprise tout de suite à moins que vous ne soyez un Indiana Jones de la négociation et que vous vous sentiez prêt à aller devant les tribunaux en cas de défaut de l’une ou l’autre des parties.

2. La secrétaire qui pense que le devis suffit !

Sur les forums de secrétaires on lit souvent la question : Je viens de débuter dans mon activité de secrétaire indépendante, j’ai lu qu’il fallait faire un devis et ajouter des conditions ? Qu’en est-il ? Avez-vous des exemples ? Niveau question, elle fait sens.
La réponse à cette question fait davantage peur. « Pour ma part j’ai commencé depuis 4 mois et j’envoie juste le devis par mail et ça suffit largement ».  Aie. Et bien non. Ca suffit largement jusqu’au jour où …  En effet le devis ne décrit en rien les modalités de la relation commerciale qui se noue entre la secrétaire et le mandataire. Il est encore une fois très risqué de ne pas accompagner le devis de davantage de précisions sur des sujets comme le type de missions effectuées, le clauses d’interruption de missions, les cas de remboursements, etc etc. Dans un monde où les entreprises auront de plus en plus de difficultés à honorer leurs engagements financiers, il paraît peu sérieux de négliger la rédaction de conditions générales de prestations de services adaptées à votre métier de secrétaire indépendante.

3. La secrétaire indépendante qui a compris l’importance des CGS mais ne veut pas payer pour protéger son entreprise et se protéger.

Si on veut être parfaitement honnête et dans le sillage des points levés sur la nombre croissant des impayés dans les relations entre sociétés, certaines secrétaires commencent à vouloir encadrer et structurer leur activité. Et elles ont raison. Mais elles veulent le faire en dépensant le moins d’argent possible. Le commun des mortels a du mal à comprendre que des CGV et mentions légales bien réalisées peuvent coûter jusqu’à 8 000 euros HT si rédigées par un bon avocat. C’est difficile à intégrer pourtant c’est vrai et c’est leur métier. Ils sont seuls habilités à vous prodiguer du conseil juridique sur votre cas de figure précis.
Pour ce qui est des CGS, c’est un contrat de prestations de services adapté à un métier on est donc dans situation plus simple que le panel des documents nécessaires pour  la vente de produits sur le net. Néanmoins un contrat bien rédigé coûte au bas mot 3000 à 3500 euro HT car là encore il mêle plusieurs sources d’expertises que l’avocat va devoir compiler. N’oublions pas que l’avocat a le monopôle sur le conseil juridique en France pour des raisons d’études, de concours passés, de casier judiciaire vierge et d’une garantie de déontologie stricte. Ainsi, si une secrétaire juridique ou une formaliste juridique vous propose de vous conseiller sur vos CGS voire pire de les rédiger vous garantissant une protection, je vous invite à vous poser des questions. Libre à vous de prendre les bonnes dispositions.

Ainsi les secrétaires juridiques ou particuliers qui aiment le droit et qui prétendraient pouvoir délivrer du conseil juridique sont passibles de lourdes sanctions prévues par les articles 66-2 72 et 74 de la loi 71-1130 du 31 décembre 1971 portant réforme de certaines professions judiciaires et juridiques ainsi que par les articles 433-15 et 433-17 du code pénal.


4. La secrétaire qui veut un contrat de prestations de services rédigé sur une compréhension totale de sa profession


Le contrat sur une Legaltech

Aujourd’hui on est tenté d’aller voir du côté des Legaltech qui proposent de pré remplir des contrats en ligne et d’éditer son contrat de prestation de services pour 400 ou 500 euros. C’est tentant mais là encore les Legaltech parviennent à se dédouaner de toutes responsabilités en laissant les secrétaires remplir les cases en fonction de leur compréhension des instructions. C’est sûrement mieux mais loin d’être la solution parfaite. Néanmoins on progresse avec un vrai contrat dont 60% du contour a été fait par un avocat. Il manque néanmoins souvent une fort part de compréhension du métier dont on parle et des usages de ce dernier. C’est donc une solution alternative loin d’être si intéressante.


L’accompagnement avec un avocat.

Pour le coup là c’est la solution optimale. On fait appel à un avocat pour expliquer notre projet, encadrer notre structure, et proposer des documents sur mesure. C’est indéniablement un moyen de garantir d’être mieux protégé mais aussi d’assurer une certaine sérénité et crédibilité dans notre activité. Car en effet des Conditions générales de prestations de services mal rédigées ont tendances à faire fuir les professionnels. L’avocat représentera un investissement certain mais peut représenter une des bases de votre activité au même titre que le comptable. Le cadre juridique fait définitivement partie des piliers à ne pas rogner lors du lancement d’une activité. Pour rejoindre le meilleur des deux mondes et disposer d'un modèle de contrat de CGV pour secrétaire autrement appeler conditions générales de prestations de services pour télésecrétaire, la plateforme de référencement SIO propose un modèle rédigé de A à Z par un avocat professionnel spécialement pour cette activité, en y relevant les zones grises et le subtilités pour protéger au mieux les différentes parties : un gage indéniable de crédibilité et de réassurance pour ceux et celles qui débutent l'activité dans les meilleures conditions.

Rendez-vous ici pour se procurer le modèle de CGV pour secrétaire freelance



Et vous, avez-vous pris conscience de l’importance d’avoir un bon cadre juridique pour votre activité ? N’hésitez pas à fournir votre réponse en commentaire.



Pour aller plus loin dans l'analyse des ressources nécessaires à votre activité, consultez notre vidéo sur le modèle CANVAS business, outil essentiel pour secrétaires indépendantes ...

vos partages

 

Alice PEREIRA

17 Fév 2021 à 10:28

Bonjour, je viens de créer mon auto-entreprise en tant que secrétaire indépendante. Pouvez-vous me transmettre un modèle de CGS. Merci.


 

Séverine

08 Mar 2021 à 21:42

Bonjour Séverine, je pense que le modèle est accessible sans l'onglet ressources ou depuis le lien des dernières lignes de l'article. Bon courage.


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