Portrait d'une secrétaire médicale indépendante

Fichier métier secrétaire médicale indépendante

Portrait d'une secrétaire médicale indépendante en freelance

Loin, très loin des clichés des secrétaires cachées derrière leur bureau, les secrétaires médicales qu’elles travaillent en présentiel ou à distance ont des journées très chargées tant par la charge mécanique de travail que par le poids émotionnel de leurs interactions et rencontres du quotidien. Constamment entre l’accueil chaleureux des nouveaux patients, l’écoute active des peurs des patients existants et la réponse organisée aux demandes administratives du corps médical, la secrétaire médicale indépendante doit être un modèle d’exemplarité à tous les niveaux. 

Quelles sont les missions de la secrétaire médicale indépendante ?

Concrètement, la secrétaire médicale est avant tout le bras-droit administratif du corps médical (médecins, chirurgiens, cabinets médicaux, centres de soins, clinique, etc).

Au quotidien, l’assistante administrative assure la bonne organisation des rendez-vous médicaux en s’assurant une efficacité du planning des professionnels dont elle assure l’externalisation administrative avec une capacité à jouer sur plusieurs registres : rendez-vous téléphonique, rendez-vous présentiel mais aussi rendez-vous pris sur les plateformes dites « medtech » comme Doctolib ou Medecindirect. Avec un tel éventail, tous les types de patients peuvent être pris en charge, des plus jeunes et connectés aux plus anciens, quelques fois isolés et peu enclins à utiliser les méthodes modernes de réservation de rendez-vous médicaux en ligne.

En sus de ce première mission, la secrétaire médicale doit aussi préparer les compte-rendus médicaux des consultations via la retranscription audio en texte, suivis ou interventions des patients selon son niveau d’expertise et accréditation. Dans une logique de numérisation des procédures et suivis, elle sera également chargée de numériser et sauvegarder ces différents comptes-rendus dans les applications gouvernementales dédiées et sur un cloud en ligne, le tout de manière absolument confidentielle et sécurisée.

Concernant l’administratif de façon plus générale, elle pourra être chargée de suivre les différentes facturations, relancer les prestataires et patients, et aider à la préparation des pièces comptables du cabinet avant saisie de l’expert comptable dédiée. Elle pourra aussi assurer l’envoi et le suivi de courriers en recommandé importants et réceptionner des envois de colis postaux pour le compte du cabinet dont elle prend la charge. 

Quelles sont les qualités nécessaire pour être secrétaire médicale indépendante ?

La secrétaire médicale pour être efficace dans son travail doit avant tout avoir une parfaite communication avec le personnel du corps médical. Il va s’agir ici de bien comprendre la configuration de travail des médecins, leurs besoins et contraintes spécifiques et leurs moyens de communication privilégiés. A ce titre il est primordiale de maîtriser les nouveaux outils de communication et particulièrement pour les secrétaires médicales indépendantes qui travaillent en Freelance et qui peuvent être amenées à travailler en présentiel mais aussi à domicile. Dans cette dernière configuration de plus en plus répandue, les professionnelles du secrétariat doivent maîtriser des nouveaux outils comme Zoom, Google Meet, WhatsApp, Trello, Notion ou encore les logiciels les plus utilisés par les professionnels de santé. 

Inutile de préciser également que la rigueur est au centre de l’activité. En effet, que ce soit dans la précision des comptes rendus ou des relances pour le suivi de dossiers de certains patients, chaque erreur peut avoir des conséquences importantes. Il convient donc d’être très organisée et rigoureuse. Dans les besoins techniques et compétences spécifiques propres aux suivis et comptes rendus, on note le besoin régulier de retranscription textes d’enregistrements audio réalisés par les médecins. Il s’agit alors ici de maîtriser les techniques de retranscription et de disposer du matériel spécifique.


Enfin, parmi les principales qualités on notera l’écoute active et la prise de recul en cas de situation d’urgence et de stress. En effet, vous serez parfois confrontée à des situations de patients en détresse qui viennent d’apprendre de mauvaises nouvelles et pour qui vous pourriez être la première oreille bienveillante. Il s’agit alors d’adopter une attitude d’écoute sans se laisser submerger par les émotions pour continuer à faire son travail avec respect, tenue et discipline. 

Quelle formation pour être secrétaire médicale en présentiel ou à distance ?

Pour devenir secrétaire médicale il existe différents parcours possibles : 

Des parcours académiques sur différents niveaux (BEP, BTS, BAC technique…)

Pour exemple, au niveau bac on retrouve :

- Certificat secrétaire médico-sociale
- Certificat secrétaire médicale
- Titre de secrétaire médical
- Titre de secrétaire technique option santé
- Titre secrétaire assistant médico-social

Au niveau bac +1 :

• FCIL secrétariat médical
• FCIL secrétariat médico-social
  
  
  

Au niveau bac+2 : 

• Secrétaire médico-sociale
• DUT Information médicale 

Des instituts de formation à distance comme le CNED par exemple qui prépare également au concours de la fonction publique nécessaire pour pouvoir exercer comme secrétaire médicale en hôpital. 

A quel salaire prétendre comme secrétaire médicale indépendante ?

Au démarrage une secrétaire médicale peut prétendre à un salaire net d’environ 1500 à 1700 euros nets ce qui progresse sensiblement avec les années d’expérience.

A noter que la configuration de ce métier en secrétariat médical freelance peut amener à des rémunérations beaucoup plus élevées, le taux horaire moyen des secrétaires médicales indépendantes prestataires de services étant d’environ 35e HT de l’heure. 

Comment passer de secrétaire médicale en CDI à secrétaire médicale en Freelance pour vendre mes prestations à distance ?

Pour les secrétaires ayant la bonne formation et de l’expérience sur leur discipline, la tentation de passer en freelance pour maîtriser leurs heures, leur liberté mais aussi faire progresser leur rémunération est de plus en plus présente. Ainsi depuis 2020, de nombreuses secrétaires médicales se lancent dans l’aventure du secrétariat freelance et proposent leurs prestations depuis leur domicile ou en cabinet, avec une clientèle variée.

Pour appréhender la transition de secrétaire en CDI à secrétaire freelance, il existe des formations spécifiques pour devenir assistante administrative digitale et vendre ses prestations sur internet en conformité. 

De la même manière, pour être rapidement visible sur votre expertise de secrétariat médical dans votre région pour les professionnels de santé en recherche d’ assistance administrative externalisée, vous avez la possibilité de vous inscrire sur la plateforme SIO, plateforme de visibilité et d’entraide collaborative entre secrétaires entrepreneures.

N’hésitez plus, prenez votre destin en mains.