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SIO | Quitter son CDI de secrétaire et devenir assistante digitale freelance

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Quel est le profil de l’assistante digitale ?

 

Depuis la crise du COVID 19 et la prise de conscience accrue des entreprises et des individus sur la banalisation possible de travail à distance, l’idée fait son chemin. Depuis Mars 2020, le nombre de secrétaires salariées, secrétaires médicales, secrétaires immobilier ou secrétaires juridiques souhaitant quitter la condition limitante du CDI pour s’installer à leur compte à tout simplement explosé. Les motivations sont de différents ordre : pour certaines il s’agit simplement d’y trouver un meilleur confort de vie, des salaires plus importants grâce à une rémunération horaire accrue, un style de vie nomade ; pour d’autres il d’agit davantage d’un objectif social : pouvoir se prouver qu’ils peuvent entreprendre quelque chose d’eux même et créer un eco-système viable pour leurs proches. Ces dernières motivations sont bien souvent des moteurs ultra puissants pour parvenir à surmonter et s’enrichir des épreuves de l’entrepreneuriat. Quelles sont alors les profils qui peuvent parvenir à se « digitaliser » ?


1. Des secrétaires déjà rompues à l’exercice des exigences techniques liées aux aptitudes du secrétariat.

 

Partir de zéro lorsqu’on ne maîtrise pas du tout le secrétariat et prétendre devenir du jour au lendemain assistante digitale paraît relativement prétentieux. Même si ce n’est pas impossible, il n’est pas conseillé d’emprunter cette voix ou alors respecter les étapes dans l’ordre de rigueur : dans un premier temps effectuer un parcours académique ou professionnel pour maîtriser les techniques du secrétariat selon la spécialité désirée (PME / Médical / Juridique) afin d’être à l’aise avec l’univers visé et la sémantique (maîtrise du jargon du domaine, des pratiques, des traditions et usages). 


Ainsi, le profil idéal en la matière semble bel et bien être le profil d’une secrétaire salariée souhaitant changer sa façon de travailler pour des raisons profondes qui vont du salaire, au style de vie en passant par le désir farouche de quitter un environnement de travail malsain qui « pourrit la vie ». Le COVID a en ce sens été une épreuve révélatrice pour beaucoup de salariés. 

 


2. Une secrétaire qui a toujours la passion pour le service et qui comprend sa valeur ajoutée dans une entreprise.

Les secrétaires qu’elles soient salariées en CDI ou Freelance sont des membres incontournables d’une équipe que ce soit au niveau business (suivi des contrats, administration des ventes, préparation comptabilité) qu’au niveau de l’organisation avec la vie des équipes. Peu importe notre métier, nous ne sommes jamais aussi préparés et bons que lorsque nous sommes conscients de nos qualités et nos forces et que notre position dans l’échiquier de l’entreprise correspond parfaitement à la disposition nécessaire pour exprimer notre plein potentiel. C’est particulièrement vrai pour le métier d’assistante digitale freelance. En effet, passer en freelance va supposer devoir « vendre » son profil à des prospects ciblés pour avoir une chance de les toucher. Mais pour être efficace inutile de cramer ses cartouches et diluer ses forces en tirant à corps perdu : il faut comprendre la cible de l’univers souhaité et comprendre en quoi notre profil peut répondre à leur besoin. Par exemple, je ne vais pas parler de la même manière à un avocat qu’à un artisan : ils ont des contraintes et usages différents, c’est une réalité. Pour une néo secrétaire en Freelance, il va donc falloir parler à une cible la plus limitée possible pour la toucher de manière plus importante et plus « intime » afin d’en décrocher les faveur pour espérer de premières prestations de services.

 

3. Des secrétaires qui comprennent les étapes clés à maîtriser pour monter une entreprise en secrétariat freelance.

 

Une fois ses forces et son univers identifiés, vous pouvez évidemment préparer votre lancement de manière intelligence en anticipant ce que va être la vie d’un entrepreneur avec ses côtés positifs mais aussi ses changements. Une entreprise suppose une connaissance minimum du contour légal et des coûts assujettis aux différents statuts. Rares sont les entrepreneurs qui préparent l’exercice pourtant incontournable du business plan en y intégrant de manière simplifiée la réalité des coûts à venir et des aides possibles. Car oui il y a de nombreuses aides pour se lancer en secrétaire freelance, l’ ACCRE étant la plus connue. Faire cet exercice dans les règles permettra tout simplement de comprendre si vous n’allez pas dans la mauvaise direction en confirmant ou infirmant la viabilité économique de votre projet. Pour comprendre comment adapter son business plan lorsqu’on se lance comme micro-entrepreneur, rendez-vous ici.

Une fois le projet viable, il va falloir engager les étapes de la création d’entreprise, la micro-entreprise étant souvent privilégiée pour sa simplicité. Il est fortement conseillé de suivre une formation en création d’entreprise pour comprendre les responsabilités juridiques et comptables de chaque statut y compris pour la microentreprise avant d’in fine vous inscrire sur le site de l’URSSAF.

 

 

4. Une secrétaire prête à prendre le temps nécessaire pour bâtir un cadre de travail propre et solide.

 

Devenir indépendant c’est dire adieu à toute l’aide que l’on reçoit habituellement de son entreprise pour évoluer sereinement, tant au niveau du matériel physique (outils bureautiques, softwares, logiciels, licences) qu’au niveau des outils dématérialisés (livres, modèles, contrats, conditions de ventes, formations…). Ce monde feutré et facile va rapidement devenir de l’histoire ancienne pour laisser place pour beaucoup à la débrouille, faute de compréhension de l’éco-système, de relations, de réseau de qualité et d’argent.

 Dans les premières actions à avoir, il convient de penser à l’achat du matériel de l’assistante digitale (PC de qualité, clés usb, logiciels, écrans de confidentialité, webcam, licences, chaise de travail, bureau…).

On peut ensuite rapidement penser à investir un budget non négligeable dans son cadre juridique, élément indispensable avant de signer sa première prestation de service en secrétariat externalisé. A ce jour, peu de secrétaires comprennent la différence entre une prestation signée par un devis, un contrat, des conditions générales de prestations de services ou encore de CGV de sites internet. Tout cela est bien différent. Sans parler de digitalisation des outils, une secrétaire freelance doit s’entourer d’un avocat ou rédiger ses conditions générales de prestations de services car 1. Elles doivent être 100% adaptées au métier de secrétaire freelance pour vous protéger et protéger votre client et 2. Il est parfaitement interdit de copier les CGV d’une autre secrétaire par le principe français du respect de la propriété intellectuelle.
Pour trouver un modèle de CGS adapté au métier d’ assistante digitale qui sera à faire signer avant chaque prestation en sus du devis, rendez vous ici. On l’a bien compris, choisir d’investir dans son environnement c’est avant tout prendre le temps nécessaire à la mise en place des bons outils, accepter de mettre l’argent nécessaire et accepter de voir l’investissement comme un gain de sécurité long terme et non une perte immédiate.

 

5. Une secrétaire prête à apprendre à digitaliser son activité avec de nouveaux outils et de nouvelles pratiques dans le respect des normes légales.

 

Viendra rapidement l’étape de la digitalisation. Comment trouver des clients qui vont correspondre à ma cible alors que j’ai toujours exercé dans une structure qui ne m’a jamais demandée cet exercice ? La réponse n’est pas si simple pour tous les profils et certain(e)s s’y cassent les dents par une sous-évaluation massive des challenges liés à la visibilité et à la prospection web. 


D’abord il va falloir s’armer mentalement avec discipline de l’entrepreneur et sa capacité à « tester » sans cesse des approches innovantes. Tous les premiers bons conseils à suivre vous orienteront vers la création des outils digitaux de base :

 - Pages professionnelles de réseaux sociaux (pour voir une page Linked In pro bien réalisée, rendez-vous ici).
- Création d’un site web ou d’un blog professionnel (moins contraignant légalement)
- Création de flyers et carte de visite virtuelle
- Créer un logo puissant et évocateur et pourquoi pas même déposer sa marque (même si ceci semble assez prétentieux pour un démarrage). 

 

Simplement ces outils sont une base nécessaire mais loin d’être suffisante et peu de secrétaires le comprennent. Pour aller plus loin il va falloir se faire violence au niveau social, si vous aviez prévu de travailler tranquillement dans votre coin, c’est utopique. Dans ce métier, tous les bons tuyaux s’échangent au gré des créations de groupes facebook plus ou moins disciplinés aux réponses plus ou moins étayées. Mais on a le mérite de progresser et d’y voir plus clair jour après jour.

Outre les groupes Facebook, vous allez devoir apprendre à maîtriser la prospection et la récupération de leads via le système de landing page, aujourd’hui pratiqué le plus souvent dans l’illégalité lorsqu’il s’agit de vendre des prestations directement via landing page. Pour le faire proprement, il convient de sélectionner les bons outils comme système io (que vous pouvez essayer gratuitement) par exemple tout en ayant une pleine conscience des règlements européens qui entourent l’activité internet, le plus connu étant appelé le RGPD sur la protection des données.


 

On le comprend vite : des nouveaux outils web, des « auto-répondeurs » qui deviennent nos meilleurs amis, des règles de droit de plus en plus pointues sur les pratiques de la prospection internet … il va falloir se tenir à jour et faire preuve d’une belle énergie pour pratiquer le métier d’assistante digitale ! Mais c’est aussi le côté excitant et ce que j’appelle le principe d’amélioration continue : On comprend rapidement que la perfection est intouchable mais on éprouve du plaisir à s’en rapprocher de jour en jour par la réalisation d’actions pertinentes à valeur ajoutée.

Pour faciliter votre évolution dans ce nouvel éco-système, et si vous vous reconnaissez dans le caractère prêt à se mobiliser et de dépasser pour changer de dimension personnelle et professionnelle, alors vous êtes plus qu’invitée à vous rendre sur secretaire-independante.online pour créer votre profil sur cet annuaire de secrétaires indépendantes et maîtriser progressivement les nouveaux codes de cette profession autour d’indépendants animés par la même passion et les mêmes valeurs.

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