Une secrétaire juridique freelance pour gérer les impayés et recouvrement de factures

Pourquoi faire appel à une secrétaire juridique indépendante pour gérer vos impayés et recouvrements de factures ?

La crise a malheureusement fait des dégâts sur le monde des entreprises. Le constat est sans appel : il y a 30% de plus d’impayés depuis Mars 2020 au niveau des contrats B2B. C’est énorme et ce processus va connaître une forte accélération dès lors que l’Etat cessera ces aides démentielles et les différents plans de relances qui couperont fermement et brusquement les recours de trésorerie facilités comme les milliards d’euros donnés en PGE (Prêts Garantis par l’Etat). Les petites entreprises, artisans et entreprises individuelles ayant des co-contractants de nature entreprise doivent donc ses préparer à renforcer structurellement leur mesures pour lutter contre les impayés, d’abord en prévention et anticipation puis, le cas échéant, via des procédures judiciaires identifiés et le recours à des organismes compétents.

Le premier réflexe : se protéger via des contrats clairs et solides dans le cadre de ses ventes B2B (objets ou services)

Même s’il est évident que les contrats sont obligatoires pour des transactions portant sur des montants de plus de 1500 euros, il est aujourd’hui important de rappeler la nature d’un contrat. Le contrat doit être exécuté par les deux co-contractant conformément à ce qui a été dit. Et si d’aventure, l’une des parties fait défaut dans l’exécution d’une partie du contrat, il convient de le faire appliquer et de pouvoir prouver ce qui a été contracté. En effet, si vous souhaitez opposer un poids légal dans votre discours, vous avez tout intérêt à vous assurer que le cadre légal de votre transaction est irréprochable et ne souffre d’aucune contestation possible. La meilleure manière d’y parvenir est de vous construire un cadre juridique protecteur et conforme à vos possibilités réelles avec des conditions générales de ventes qui viennent donner le cadre général de le nature de vos opérations, les procédés en cas d’interruption de contrat, les cas possibles de résiliations etc etc. Tout peut y être détaillé. A cela doit s’ajouter un devis qui vient donner les conditions particulières de la transaction. Vous avez le formalisme nécessaire minimum à une prestation de services ou une vente bien encadrée. Assurez-vous ensuite évidemment de produire des factures licites pour vos ventes car une facture non licite est contestable et peut être opposée. 

En cas d’impayés, pensez d’abord à la voie amiable avec un processus de relance simple et clair.

La gestion d’une situation d’impayés requiert le respect d’un certain nombre d’étapes clés. Certaines d’entre-elles requièrent connaissances et patience, voire même beaucoup de patience, notamment dans la première phase amiable (nécessaire). 

L’étape chronophage des relances amiables qui peut être externalisée à une assistante administrative.

En cas d’impayés pour les artisans ou PME, les avocats et juristes recommandent en effet de faire plusieurs relances amiables notamment par e-mails pour garder le cas échéant des traces écrites des échanges pouvant servir par la suite dans le cadre d’une procédure judiciaire. Ces relances amiables doivent reprendre l’ensemble des éléments, les termes du contrats, les factures émises et proposer une restitution des sommes dues sous un délai clair et annoncé. Pour effectuer clairement cette étape de relances d’impayés, n’hésitez pas à faire appel à une secrétaire indépendante spécialisée en gestion des impayés et recouvrement de factures.

L’étape de la mise en demeure officielle, une étape qui peut encore être faite par une secrétaire indépendante spécialisée en recouvrement de factures.

Si vos diverses relances amiables ne donnent rien, il y a une dernière étape essentielle et nécessaire au niveau légal avant d’enclencher une procédure judiciaire pour contentieux. En effet, la mise en demeure de payer est important ce sens qu’elle laisse courir des intérêts légaux. Ainsi plus le co-contractant attend avant de régler ses dettes, plus la note sera salée. Il est d’ailleurs important de rappeler ce point dans la rédaction de votre mise en demeure pour créer l’urgence. Une mise en demeure peut être rédigée par vos soins, par un organisme de recouvrement d’impayés, par des juristes professionnels pour par un avocat. Ce dernier aura bien évidemment davantage de poids et saura y placer les justes arguments.

Si la mise en demeure reste sans retour, envisagez d’avoir recours à un organisme professionnel de recouvrement ou à un avocat

Si la société est vraiment de mauvaise foi, il se peut que votre mise en demeure reste sans retour probant. Il convient alors de comprendre quels sont vos recours et misez sur la procédure la plus efficace en prenant en compte un certain nombre de facteurs comme : la clarté de votre dossier, la solvabilité du co-contractant, les sommes engagées, les délais de recouvrement attendus, le type de prestations vendues, etc. Dans tous les cas de figures, pour du conseil juridique adapté à votre situation particulière, seul l’avocat saura vous proposer une solution adaptée en pleine conscience de votre dossier. N’hésitez pas à avoir recours à une consultation qui saura alors un potentiel excellent investissement pour choisir la bonne solution, d’autant que dans certains cas de figures exceptionnels, le fait de ne pas lancer de procédure peut être la meilleure solution pour vous protéger.